4 Điều bạn cần biết về doanh nghiệp của mình để đạt được thành công
Quá trình đồng sáng tạo là quá trình mà trong đó nhiều bên cùng nhau tạo ra hàng hóa chung hoặc kết quả nhằm phục vụ một mục tiêu chung. Trong cuốn sách mới của chúng tôi, “The Third Paradigm: A Radical Shift to Greater Success” (Tạm dịch: “Mô hình thứ ba: Một bước chuyển mình cơ bản đến thành công lớn hơn”) tôi và Dawa Tarchin Phillips đã vạch ra 5 loại hình đồng sáng tạo có thể mang lại thành công cho doanh nghiệp. Nhưng nên nhớ một điều quan trọng là trước khi hợp tác với bất kỳ công ty hay cá nhân nào, chúng tôi nhấn mạnh rằng bạn phải nắm rõ hoạt động của chính doanh nghiệp mình trước đã. Chúng tôi gọi những quy tắc để bạn nắm rõ doanh nghiệp mình là “Bốn-Điều-Cần-Biết” và những thông tin dưới này được trích ra từ cuốn sách tôi nhắc bên trên, để giải thích tại sao mỗi điều trong số 4 điều đó lại là chìa khóa của thành công.
Bốn Điều Cần Biết
Cho dù bạn đang dùng loại hình đồng sáng tạo nào trong số năm loại dưới đây, thì bạn cũng cần biết 4 điều này để thành công:
Bạn cần biết Điều Mình Cần Tập Trung Là Gì
Bạn cần biết Quá Trình Nào Phù hợp
Bạn cần biết Giao Tiếp Đúng Đắn
Bạn cần biết Điều hành Đúng Cách
Hiểu Rõ Điều Mình Cần Tập Trung Là Gì: Thiết lập những mục tiêu chung cùng nhau
Mọi người tham gia vào quá trình đồng sáng tạo giống như cùng chèo trên một chiếc thuyền, phải đồng điệu chèo về một hướng. Việc này đòi hỏi mọi người tập trung vào một mục tiêu chung. Ngược lại, khi những người trên cùng một chiếc thuyền hành động bất nhất, bi kịch sẽ xảy ra.
Trong lần chúng tôi thực hiện cuộc khảo sát với 4.200 chuyên viên kinh doanh, một trong số đó chia sẻ rằng, một lần làm việc nhóm không hiệu quả đã phá tan công sức quảng bá sự kiện của lãnh đạo: “Chúng tôi không thể truyền đạt cho đội ngũ hiểu lý do tại sao sự kiện diễn ra, cũng không thể lấy bất kỳ góp ý nào từ họ để đóng góp vào sự kiện chung của cả nhóm.”
Việc hiểu rõ điều chúng ta cần đạt được đòi hỏi tất cả các thành viên trong nhóm phải có một “lý do chung”. Để thúc đẩy họ làm việc cùng nhau hiệu quả, năng suất và sáng tạo, ngay cả khi trong nhóm bao gồm các bên liên quan khác tham gia, nhà lãnh đạo quá trình đồng sáng tạo cần dẫn dắt đội ngũ của mình thông qua một số câu hỏi.
Quá trình đó sẽ giúp xác định đúng mục tiêu chung là gì. Mục tiêu chung không thể được định nghĩa một cách mơ hồ, mà phải rõ ràng, cụ thể. Và khi đó, những nhà đồng sáng tạo sẽ có chung một mục tiêu và chí hướng. Một khi đã có khát vọng chung, nhóm có thể làm được những điều không tưởng. Một người tham gia khảo sát của chúng tôi đã chia sẻ: “Đúng người, đúng việc, nâng đỡ nhau, khuyến khích nhau, đồng lòng và cam kết CÙNG NHAU đạt mục tiêu, chắc chắn sẽ đem đến phép màu”
Quá trình phù hợp: Triển khai cơ cấu tổ chức
Xác định quá trình phù hợp cho một dự án đồng sáng tạo đảm bảo các bên liên quan có thể làm việc hiệu quả và năng suất. Việc xác định và cam kết mục tiêu chung là chưa đủ. Nếu không có một quá trình hướng dẫn làm sao để đạt được sứ mệnh thì sự bất mãn sẽ tăng lên, còn dự án thì sẽ sa lầy.
Quá trình xác định cơ cấu của tổ chức bắt đầu bằng việc chọn ra một trong năm loại đồng sáng tạo mà chúng tôi đã giới thiệu trước đó: (Sáng tạo nội dung dưới hình thức nghiên cứu chuyên sâu hoặc bao quát, Thu thập nội dung từ cộng đồng, Môi trường mở để người dùng chia sẻ, Cá nhân hóa nội dung, Nội dung được tạo bởi người dùng.)
Một khi nhà lãnh đạo của quá trình đồng sáng tạo xác định được loại hình thức sáng tạo phù hợp, các cân nhắc thực tế sẽ bổ sung thêm vào cơ cấu và quy trình tổng quát. Trong đó bao gồm việc xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm, xác định bối cảnh của dự án đồng sáng tạo, và giảm thiểu định kiến vô thức.
Trả lời cho cuộc khảo sát, một số khẳng định tầm quan trọng của việc có quá +trình đúng đắn là cực kỳ quan trọng: “Tất cả mọi người trong dự án đều phải chịu phần trách nhiệm cụ thể, ở một mức độ nhất định, bởi vậy mỗi cá nhân đều phải đóng góp ý kiến vào dự án. Những người khác cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có “một khuôn khổ để phát triển” và “sự hiểu rõ về các nhiệm vụ đặt ra, với thời hạn và mọi người chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện quá trình.” Và việc xác định rõ quy trình một cách chi tiết, như một người đã chia sẻ, “Chúng tôi đã từng có những cuộc họp đánh giá hàng tuần về tiến trình sản phẩm, và việc đó giúp chúng tôi theo dõi sát sao tới quá trình phát triển.” Một người khác khuyến nghị “Hãy đảm bảo mỗi thành viên chịu trách nhiệm với một phần của cả quá trình chung. Và đảm bảo việc những phần này hoạt động với nhau để có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Tránh việc trì trệ và quay lại bước trước đó.”
Giao tiếp Đúng: Đảm bảo việc giao tiếp cởi mở
Giao tiếp cởi mở là chìa khóa thành công trong quá trình đồng sáng tạo. Ngay cả khi tất cả mọi người tham gia đều cố gắng và nhiệt huyết hoàn thiện dự án, nếu không có sự giao tiếp rõ ràng giữa nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và tất cả các bên liên quan khác của công ty thì quá trình đồng sáng tạo sẽ thất bại. Và tầm quan trọng của việc giao tiếp được khẳng định nhiều lần bởi những người tham gia khảo sát:
“Giao tiếp chính là chìa khóa.”
“Tôi nghĩ điều này chưa bao giờ là thừa: Giao tiếp tại nơi làm việc càng cởi mở, thì tỷ lệ thành công càng cao.”
“Ở những công ty mà mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng, mức độ tăng trưởng sẽ cao vượt bậc. Tôi đã từng làm việc tại những công ty mà người phụ trách không hề nghe bất kỳ ý tưởng nào khác ngoài ý kiến của họ, hậu quả là chẳng có sự phát triển nào ở những nơi đó cả.”
“[Đồng sáng tạo] cần rất nhiều những sự giao tiếp rành mạch, rõ ràng ở tất cả các giai đoạn để ý tưởng phát triển đúng đắn.”
“Tổ chức càng lớn thì vấn đề thiếu giao tiếp về chiến lược và mục đích cũng lớn theo, hậu quả là thiếu định hướng.”
Và một trong những câu trả lời trong cuộc phỏng vấn mà tôi thấy đáng nhớ nhất là, “TẤT CẢ PHẢI HÁT CÙNG MỘT BẢN NHẠC!!!!!” Nếu một dàn hợp xướng toàn những người hát nhiệt tình, mỗi người đều cống hiến hết mình, nhưng lại không hát cùng một bài hát thì? Dàn hợp xướng sẽ trông thật kinh khủng.
Điều hành Đúng: Đảm bảo sự lãnh đạo có kiến thức
Ngay cả khi mọi thứ khác đã sẵn sàng – Biết rõ điều mình cần tập trung là gì , quá trình đã phù hợp và giao tiếp hiệu quả – tất cả sẽ trở nên vô nghĩa nếu tổ chức không có sự vận hành đúng. Người lãnh đạo quá trình đồng sáng tạo phải đặt nền móng cho việc trao quyền và điều hành thành công. Để làm được điều đó, người lãnh đạo phải có một kế hoạch rõ ràng và khả năng điều hành khéo léo, để có thể trao quyền cho các bên liên quan.
Cả quá trình sẽ bị đe dọa nếu sáng kiến đồng sáng lập không được thực thi.
Một người đã nói đùa trong cuộc phỏng vấn “Tôi có một trò đùa từ thời đại học rằng: Khi tôi chết, tôi muốn những người mà tôi từng làm việc chung sẽ hạ quan xuống mộ, để họ có thể làm tôi thất vọng lần cuối (let me down).”
Với sự điều hành hợp lý, tinh thần của các bên liên quan sẽ tốt hơn, ngược lại thì sự thất vọng sẽ bao trùm trong không khí ảm đạm.
Bất kỳ ai muốn áp dụng đồng sáng tạo trong tổ chức của mình phải hiểu từng Điều-Cần-Biết và ba Điều-Cần-Biết tương thuộc. Đồng sáng tạo chỉ thành công nếu tất cả bốn yếu tố quan trọng này đều được áp dụng và hoạt động một cách hiệu quả. Một khi bạn nắm vững Bốn-Điều-Cần-Biết, đó là lúc bạn trên con đường đạt được sự đồng sáng tạo thành công.
(Nguồn: Ivan Misner)
BNI Việt Nam
Tags: BNI Toàn cầu, SuccessNet, Referral, Business Networking, Cơ hội kinh doanh, Kết nối kinh doanh, BNI Vietnam